4 pasos para crear un plan EXITOSO de retorno a las oficinas

Todos los cambios representan grandes retos, así como tuvimos que adaptarnos nueve meses atrás, el retorno también puede ser abrumador. Entendemos que la forma de hacer negocios cambió y así todos los involucrados; colaboradores, proveedores y clientes.  Por esto, hemos definido en 4 pasos puntuales cuales son esos aspectos importantes que debes tomar en cuenta para una reapertura, que en todo momento se enfoque en el bienestar de las personas involucradas y lleve de la mano los objetivos del negocio.  

¡Es momento de ponernos manos a la obra! Primero, te invitamos a responder las siguientes preguntas que te ayudaran a entender los puntos en los que deberás enfocarte en tu plan de reapertura:  

• ¿Qué áreas y en qué momento puedemos volver a la oficina? 
• ¿Qué cambios físicos y estructurales necesitan mis oficinas? 
• ¿Qué implementos de seguridad debo proporcionar a mis empleados? 

• ¿Mi negocio puede funcionar con un formato de turnos de trabajo? 
• ¿Tengo la tecnología adecuada para afrontar el retorno a la oficina?  

Una vez hecho este diagnostico puedes personalizar el plan de acción según la naturaleza de tu negocio, estamos seguros que estos pasos te serán de mucha utilidad: 

1. Ante todo, tus colaboradores ¡Prepáralos!  

No es lo mismo trabajar desde casa, que estar expuestos a relaciones laborales, reuniones de trabajo, almuerzos colectivos entre otros. Por esto es muy importante reinventar la forma de trabajar en la oficina. Esto puede incluir diagnósticos médicos diarios, cubrimientos faciales obligatorios y turnos programados para cada equipo.  

Además, no podemos olvidar que no es necesario volver 100% al formato físico, podemos enfocarnos en un formato hibrido que nos exponga con nuestros colaboradores internos, pero no con proveedores o personas externas a nuestras oficinas. Te recomendamos lo siguiente: 

• Si aun no has empezado el trabajo físico con tus colabores, prepáralos con una campaña de expectativa, notificándoles todos los cambios que se aproximan y para los que deben estar listos. Utiliza email marketing, mensajes de difusión telefónica y/o cualquier otro medio de comunicación interna.  
• Equipo de bioseguridad: Máscaras faciales, guantes, mascarillas, alcohol en gel; estos implementos son indispensables para el control y prevención de COVID 19.  
• Quioscos médicos: Puedes instalar diferentes spots donde tus colaboradores tengan acceso a equipo y personal médico, tomarse la temperatura y realizar pruebas rápidas.  

2. Políticas de trabajo flexible  

El hecho que cada vez más industrias estén operando físicamente no significa que todos tus colaboradores deban regresar al mismo tiempo o se encuentren en las condiciones adecuadas de retomar el trabajo físico. Considera que pueden existir muchos de ellos con condiciones de salud delicadas o con familiares en riesgo. Por esto, te invitamos a analizar políticas de trabajo flexible que permita permanecer en casa a los que deban hacerlo.  

Esto traerá a tu negocio varios beneficios:  

• Un ambiente más seguro al no tener exceso de colaboradores en un mismo espacio.  
• Mantiene la satisfacción y conformidad de tus empleados.  
• Demuestra que estas dispuesto a priorizar la salud y bienestar de tus empleados.  

El trabajo flexible no solo es seguir trabajando desde casa, una modalidad muy aceptada y altamente recomendada son los turnos de trabajo, así podrás determinar quienes son elegibles para regresar en ciertas horas del día, por ejemplo los departamentos de marketing y ventas asisten por la mañana y RRHH, IT y otros por la tarde.  Salesforce utiliza y recomienda  Work.com , este es un valioso recurso para administrar los turnos de trabajo, con esta herramienta podrás comunicar y coordinar esta dinámica.  Ponemos a tu disposición una plantilla en la que puedes llevar un control de tus turnos y coordinar con mayor claridad todos los horarios.  

Descárgala aquí  

3. Reestructura tu oficina  

Para el distanciamiento y seguridad de las personas, el diseño y distribución de tu oficina es fundamental. Debes tomar en cuenta lo siguiente: 

• Espacio no menor a 2 metros entre cada colaborador.   
• Instalación de estaciones de desinfección al alcance de todos.  
• Rebes reducir la capacidad ocupada a un 50%.  
• Instalación de divisores acrílicos para proteger las estaciones de trabajo.  
• Cerrar temporalmente las salas de reuniones, no se recomiendan grupos de más de 5 personas en un espacio cerrado.  

• Refuerzo de ventilación en las oficinas.  

4. Soluciones tecnológicas  

Sin duda tenemos mucho que agradecerle a la tecnología y cada uno de nosotros dentro de la nueva normalidad ha sentido un alivio sabiendo que puedes seguir adelante con éxito tus negocios y proyectos apoyándote en plataformas tecnológicas que respondan rápidamente a casi cualquier circunstancia.  Por esto, es tan importante contar con soluciones digitales que permiten a tu negocio hacer frente a los desafíos de hoy en día. Cisco cuenta con uno de los mejores softwares de videoconferencia y reuniones en línea, con su plataforma Webex hace posible poder encontrarse cara a cara con cualquier persona en el mundo al instante.  

¿Qué valor te ofrece Cisco Webex para tu oficina?  

• Sientes que estas ahí: Cuenta con audio y video HD lo que te hará sentir aún más cerca.  
• Seguridad: la seguridad en sus videoconferencias te permitirá organizar y unir a tu equipo de forma segura, desde cualquier lugar, cualquier dispositivo y siempre mantener tus datos protegidos y privados.  
• Webex funciona en sistemas web, de escritorio, móviles y de video, lo que le brinda la misma experiencia de reunión todas partes. 

• Obtenga una experiencia de video excepcional, independientemente del ancho de banda y las redes.  
• Los fondos virtuales mantienen a todas las personas enfocados en ti y no en lo que hay detrás.  
• Contarás con el asistente Webex que tome notas por ti, resaltará lo más destacado de la reunión para que tu puedas concentrarte en tu presentación.  
• Puedes capturar cada detalle con transcripción en tiempo real y subtítulos durante la reunión.  
• Crea automáticamente correos electrónicos posteriores a la reunión con aspectos destacados y elementos de acción. 

Y si  hablamos de soluciones tecnológicas disruptivas, con Cisco DNA Spaces llevarás la tecnología inalámbrica más allá de la conectividad.  

Cisco DNA Spaces es la plataforma de localización de última generación al utilizar la infraestructura Wi-Fi. Esta nube transforma las redes Wi-Fi en poderosos sensores, permitiendo desbloquear información valiosa y tendencias en base el comportamiento de las personas y dispositivos dentro de sus edificios.   Al digitalizar los espacios físicos puede obtener más  información sobre las personas (los visitantes, los empleados, etc.) y los elementos (los recursos, los sensores, etc.) que se encuentran en sus propiedades y que utilizan la infraestructura inalámbrica existente. 

Fuentes:

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